Trình tự ghi sổ kế toán

(05/05/2015)

Công ty kế toán Hà Nội xin giới thiệu đến các bạn Trình tự ghi sổ kế toán chi tiết. Các bạn cùng tham khảo các trình tự ghi sổ sau:

 

Có thể bạn muốn xem:

>>> Dịch vụ báo cáo thuế

>>> Dịch vụ dọn dẹp sổ sách kế toán

>>> Dịch vụ quyết toán thuế

1.Sổ kế toán

- Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến doanh nghiệp.

- DN phải thực hiện các quy định về sổ kế toán trong Luật Kế toán.

2.Các loại sổ kế toán

 quy trình ghi sổ kế toán

- Mỗi DN chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm:

- Sổ kế toán gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.

- Sổ kế toán tổng hợp, gồm: Sổ Nhật ký, Sổ Cái.

- Số kế toán chi tiết, gồm: Sổ, thẻ kế toán chi tiết.

Chú ý: Các loại sổ Cái, sổ Nhật ký: Phải bắt buộc làm theo mẫu và lập theo quy định.

- Các loại sổ, thẻ, kế toán chi tiết: Có thể làm theo hướng dẫn của BTC (không bắt buộc).

a. Sổ kế toán tổng hợp:

+/ Sổ Nhật ký dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ kế toán và trong một niên độ kế toán theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng các tài khoản của các nghiệp vụ đó.

- Số liệu kế toán trên sổ Nhật ký phản ánh tổng số phát sinh bên Nợ và bên Có của tất cả các tài khoản kế toán sử dụng ở DN.

- Sổ Nhật ký phải phản ánh đầy đủ các nội dung sau:

  • Ngày, tháng ghi sổ;
  • Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;
  • Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
  • Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.

+/ Sổ Cái dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ và trong một niên độ kế toán theo các tài khoản kế toán được quy định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp.

- Số liệu kế toán trên Sổ Cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của DN.

- Sổ Cái phải phản ánh đầy đủ các nội dung sau:

             Ngày, tháng ghi sổ;

             Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;

             Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

             Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào bên Nợ hoặc bên Có của tài khoản.

b. Sổ, thẻ kế toán chi tiết:

- Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý.

- Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin phục vụ cho việc quản lý từng loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí chưa được phản ánh trên sổ Nhật ký và Sổ Cái Số lượng.

3.Hệ thống sổ kế toán

- Mỗi DN chỉ có một hệ thống sổ kế toán chính thức và duy nhất cho một kỳ kế toán năm. Doanh nghiệp phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại doanh nghiệp và yêu cầu quản lý để mở đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết.

- Khi có sự thay đổi nhân viên giữ và ghi sổ, DN phải tổ chức việc bàn giao và lập Biên bản bàn giao.

B.Quy trình ghi sổ kế toán cụ thể như sau

1.Quy trình ghi sổ kế toán bằng tay hoặc bằng máy vi tính

- DN được ghi sổ kế toán bằng tay hoặc ghi sổ kế toán bằng máy vi tính.

a. Nếu ghi sổ bằng tay phải theo mẫu sổ quy định và lựa chọn một trong các hình thức kế toán sau:

  • Hình thức kế toán Nhật ký chung;
  • Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái;
  • Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ;
  • Hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ;

- DN được mở thêm các sổ kế toán chi tiết theo yêu cầu quản lý của đơn vị.

b. Nếu ghi sổ kế toán bằng máy vi tính thì DN được lựa chọn mua hoặc tự xây dựng hình thức kế toán trên máy vi tính cho phù hợp.

- Hình thức kế toán trên máy vi tính phải đảm bảo các yêu cầu sau:

       Có đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết và đầy đủ các yếu tố theo quy định của Chế độ sổ kế toán.

       DN phải căn cứ vào các tiêu chuẩn, điều kiện của phần mềm kế toán do Bộ Tài chính quy định tại Thông tư số 103/2005/TT-BTC ngày 24/11/2005 để lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với yêu cầu quản lý và điều kiện của DN.

2.Quy trình ghi sổ kế toán

a. Mở sổ

- Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm. Đối với DN mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập. Người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng của DN có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán ghi bằng tay trước khi sử dụng, hoặc ký duyệt vào sổ kế toán chính thức sau khi in ra từ máy vi tính.

- Sổ kế toán phải dùng mẫu in sẵn hoặc kẻ sẵn, có thể đóng thành quyển hoặc để tờ rời. Các tờ sổ khi dùng xong phải đóng thành quyển để lưu trữ.

Chú ý: Trước khi dùng sổ kế toán phải hoàn thiện các thủ tục sau:

Đối với sổ kế toán dạng quyển:

- Trang đầu sổ phải ghi tõ tên doanh nghiệp, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán và kỳ ghi sổ, họ tên, chữ ký của người giữ và ghi sổ, của kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật, ngày kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao cho người khác Sổ kế toán phải đánh số trang từ trang đầu đến trang cuối, giữa hai trang sổ phải đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán.

Đối với sổ tờ rời:

- Đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên doanh nghiệp, số thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên người giữ và ghi sổ. Các tờ rời trước khi dùng phải được giám đốc doanh nghiệp hoặc người được uỷ quyền ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào sổ đăng ký sử dụng sổ tờ rời. Các sổ tờ rời phải được sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán và phải đảm bảo sự an toàn, dễ tìm.

b. Ghi sổ

- Việc ghi sổ kế toán nhất thiết phải căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra bảo đảm các quy định về chứng từ kế toán. Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý chứng minh.

c. Khoá sổ

- Cuối kỳ kế toán phải khoá sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính. Ngoài ra phải khoá sổ kế toán trong các trường hợp kiểm kê hoặc các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

3.Sửa chữa sổ kế toán

a. Khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay có sai sót trong quá trình ghi sổ kế toán thì không được tẩy xoá làm mất dấu vết thông tin, số  liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo một trong các phương pháp sau:

+/ Phương pháp cải chính:

- Phương pháp này dùng để đính chính những sai sót bằng cách gạch một đường thẳng xoá bỏ chỗ ghi sai nhưng vẫn đảm bảo nhìn rõ nội dung sai. Trên chỗ bị xoá bỏ ghi con số hoặc chữ đúng bằng mực thường ở phía trên và phải có chữ ký của kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán bên cạnh chỗ sửa.

Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp:

- Sai sót trong diễn giải, không liên quan đến quan hệ đối ứng của các tài khoản;

- Sai sót không ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng.

+/ Phương pháp ghi số âm (còn gọi Phương pháp ghi đỏ):

- Phương pháp này dùng để điều chỉnh những sai sót bằng cách: Ghi lại bằng mực đỏ hoặc ghi trong ngoặc đơn bút toán đã ghi sai để huỷ bút toán đã ghi sai. Ghi lại bút toán đúng bằng mực thường để thay thế.

Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp:

- Sai về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản do định khoản sai đã ghi sổ kế toán mà không thể sửa lại bằng phương pháp cải chính;

- Phát hiện ra sai sót sau khi đã nộp báo cáo tài chính cho cơ quan có thẩm quyền. Trong trường hợp này được sửa chữa sai sót vào sổ kế toán năm phát hiện ra sai sót theo phương pháp phi hồi tố, hoặc hồi tố theo quy định của chuẩn mực kế toán số 29 “Thay đổi chính sách kế toán, ước tính kế toán và các sai sót”;- Sai sót trong đó bút toán ở tài khoản đã ghi số tiền nhiều lần hoặc con số ghi sai lớn hơn con số ghi đúng.  Khi dùng phương pháp ghi số âm để đính chính chỗ sai thì phải lập một “Chứng từ ghi sổ đính chính” do kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán) ký xác nhận.

+/ Phương pháp ghi bổ sung:

- Phương pháp này áp dụng cho trường hợp ghi đúng về quan hệ đối ứng tài khoản nhưng số tiền ghi sổ ít hơn số tiền trên chứng từ hoặc là bỏ sót không cộng đủ số tiền ghi trên chứng từ. Sửa chữa theo phương pháp này phải lập “Chứng từ ghi sổ bổ sung" để ghi bổ sung bằng mực thường số tiền chênh lệch còn thiếu so với chứng từ.

b.Sửa chữa trong trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính:

- Trường hợp phát hiện sai sót trước khi báo cáo tài chính năm nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đó trên máy vi tính;

- Trường hợp phát hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ  kế toán của năm đã phát hiện sai sót trên máy vi tính và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót;

- Các trường hợp sửa chữa khi ghi sổ kế toán bằng máy vi tính đều được thực hiện theo “Phương pháp ghi số âm” hoặc “Phương pháp ghi bổ sung”.

4.Khi báo cáo quyết toán năm được duyệt hoặc khi công việc thanh tra, kiểm tra, kiểm toán kết thúc và đã có ý kiến kết luận chính thức, nếu có quyết định phải sửa chữa lại số liệu trên báo cáo tài chính liên quan đến số liệu đã ghi sổ kế toán thì đơn vị phải sửa lại sổ kế toán và số dư của những tài khoản kế toán có liên quan theo phương pháp quy định. Việc sửa chữa được thực hiện trực tiếp trên sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót, đồng thời phải ghi chú vào trang cuối (dòng cuối) của sổ kế toán năm trước có sai sót (nếu phát hiện sai sót báo cáo tài chính đã nộp cho cơ quan có thẩm quyền) để tiện đối chiếu, kiểm tra.

Chúc các bạn thành công!

Các bạn quan tâm có thể tham khảo:

>>> Kế toán chi phí sản xuất theo phương pháp kiểm kê định kỳ

>>> Kế toán quá trình sản xuất

>>> Cách kê khai thuế nhà thầu nước ngoài

 

Hỗ trợ trực tuyến

Liên kết website

Thư viện pháp luật

Phần mềm fast

Phần mềm misa

Webketoan.vn

Diễn đàn Dân kế toán

Diễn đàn Kế toán trưởng

Thống kê truy cập

hit tracker

DMCA.com